Organiser un séminaire – 1ère partie : les aspects logistiques

Petit guide à l’usage de l’organisateur de séminaires

La conduite du changement se traduit bien souvent par la mise en place de séminaires : journée de lancement ou embarquement, résolution de problème, retour d’expérience, bilan de fin de programme…les raisons d’organiser un séminaire sont nombreuses en conduite du changement ! Je vous propose donc une série d’articles sous forme de mode d’emploi à l’usage de l’organisateur de séminaires.

Séminaire et séminaire

Dans cet article, nous ciblons les séminaires d’une journée avec environ 40 participants. Il nous semble que le contenu de l’article s’applique à tous types de séminaires mais nous n’aborderons pas les spécificités des séminaires de plus grande taille ou plus longue durée.

Organiser un séminaire n’est pas une mince affaire, à commencer par les aspects logistiques.

Les aspects logistiques

La date

Tenez compte de :

  • la disponibilité des « invités prestige », vous savez ceux qui ont un agenda de ministre…
  • les vacances scolaires
  • les jours de télétravail
  • le planning des participants : évitez de vous trouver en concurrence avec les moments clés des agendas de vos participants (convention annuelle, autres séminaires)
  • sans oublier la concordance avec les dates de disponibilité du lieu !

Le lieu

Voici une liste de points à vérifier :

  • le nombre de salles dont vous aurez besoin, pour des travaux en sous-groupes par exemple
  • le style de la salle : réunion, conférence, insolite, créatif…Le style devra correspondre aux objectifs du séminaire
  • la possibilité de fumer pendant les pauses, sans quitter l’immeuble
  • le dispositif pour accéder à la salle (accueil à gérer, contrôle d’identité, accès par badge qui nécessitera l’enregistrement et la fabrication des badges, etc.)
  • la possibilité d’organiser une pause café dans les locaux
  • la possibilité de salle avec lumière du jour
  • la configuration de la salle : avec ou sans tables amovibles, qualité des sièges pour une assise de longue durée, tableaux blancs ou papier, tableaux intelligents, affichage aux murs.
  • la connectique : wifi, accès internet ou réseau entreprise, click and share, vidéoprojecteur, ordinateur à disposition, etc.
  • et bien sûr, le budget disponible pour la location du lieu.
  • sans oublier la bonne ventilation/climatisation du lieu. Rien de tel qu’un lieu étouffant pour assoupir les plus vaillants séminaristes après le déjeuner…Au besoin, prévoyez bouteilles d’eau et brumisateurs ! J’ai souvenir d’un séminaire où chaque participant avait reçu son « kit fraicheur » pour supporter la canicule en plein mois de juillet. Ce fut pleinement apprécié !

La restauration

Deux cas de figure : la restauration s’effectue sur le lieu du séminaire ou à l’extérieur. Hors lieu du séminaire, privatiser un restaurant, un étage de restaurant ou un salon est la solution la plus pratique. Cela permet également une vraie coupure dans la journée de travail, c’est une opportunité pour se dégourdir un peu les jambes et les fumeurs vous sauront gré de leur permettre une pause cigarette sur le trajet. Inconvénients : le budget sera sans doute supérieur à une solution de déjeuner « sur site » et la pause déjeuner nécessitera un peu plus de temps, au détriment de celui des travaux.

Pensez à ne pas vous fâcher avec les végétariens ou de façon plus générale les régimes spécifiques.

Mes conseils : prévoyez un déjeuner léger pour ne pas « plomber » les travaux de début d’après-midi ! Et n’oubliez pas les pauses : boissons chaudes et froides, mini-viennoiseries ou quelques biscuits feront l’affaire et apporteront une note « standing » à votre séminaire.

Souvenirs du séminaire

Prévoyez un budget pour pouvoir offrir à chaque participant un petit souvenir de votre séminaire. Un objet qu’il pourra utiliser au quotidien ou laisser sur son bureau, si vous souhaitez que le participant pense aux messages transmis pendant le séminaire dans son quotidien professionnel. Optez pour un objet que le participant pourra utiliser dans des activités de type loisir si vous préférez que chacun garde un souvenir plus « festif » de votre séminaire.

Assurez-vous que quelqu’un pourra prendre quelques photos du séminaire et les envoyer ensuite aux participants.

Les supports à imprimer

Les animations que vous prévoyez pour les différents ateliers et présentations de la journée feront appel à des outils digitaux (Wisembly, Klaxoon, etc.) mais vous aurez aussi sans doute du bon vieux papier pour pouvoir y inscrire les résultats des travaux en groupe. Vous pouvez bien sûr utiliser des feuilles blanches détachables façon post-it « toutes simples » mais vous pouvez aussi vouloir formaliser un peu plus les choses en imprimant en format A0 ou A1 des formulaires pré-remplis destinés à recueillir les idées des groupes. Dans ce cas, prévoyez un délai suffisant (de l’ordre de 3 semaines) pour la conception puis l’impression des maquettes à imprimer.

Vous pouvez également prévoir un livret pour chaque participant. Ce livret comprendra l’ordre du jour du séminaire, la liste des participants, des aspects logistiques si besoin, une présentation synthétique ou les instructions pour les travaux en sous-groupes, etc.

Les invitations

Au moment d’envoyer les invitations, il se peut que vous ne connaissiez pas nominativement votre liste complète de participants et que vous souhaitiez que les responsables choisissent eux-mêmes les collaborateurs qu’ils souhaitent voir participer à votre séminaire. Dans ce cas, vous aurez plusieurs types d’invitation à envoyer :

  • demande de désignation des collaborateurs à inviter, envoyée aux responsables hiérarchiques
  • invitation « directe » pour les participants
  • invitations pour les invités supplémentaires, ne participant qu’au déjeuner.

Inutile de connaître l’ordre du jour détaillé du séminaire au moment où vous envoyez les invitations, ce qui importe est que les participants puissent réserver la journée du séminaire dans leur agenda. Vous pourrez envoyer l’ordre du jour détaillé ultérieurement et cela aura aussi valeur de « rappel », par exemple une semaine avant le séminaire.

Mon conseil : ne sous-estimez pas l’importance des aspects logistiques. Le choix du lieu, de la restauration et la validation des budgets peuvent prendre beaucoup de temps…et d’énergie !

Le prochain article portera sur l’organisation du contenu d’un séminaire.

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