Catégories
Contribuer au changement Guide des égarés en entreprise

Un nouveau site !

Après quelques semaines de consommation excessive de thé, remue-méninges intenses et retouches continues, je suis ravie de vous présenter mon nouveau site web : www.changementvallee.com

Si vous avez besoin de secouer les choses dans votre entreprise,
si vous vous battez avec des processus aussi rigides qu’une armure de chevalier du Moyen-Age,
ou si vous voulez juste discuter de vos dernières vacances (bon d’accord, peut-être pas ça, mais je suis toujours disponible pour une conversation stimulante !),
alors ce site est pour vous ! Rendez-vous sur mon site et laissez-vous guider !

Catégories
Billets d'humeur Comprendre le changement Contribuer au changement Piloter le changement

CULTIVER L’ETAT D’ESPRIT PROPICE AU CHANGEMENT

La vie est changement. La vie au travail est une succession de changements, la plupart non souhaités par les équipes.  

Loin de moi l’idée de vouloir favoriser l’esprit girouette ou le changement pour le changement mais cultiver un état d’esprit propice au changement a le double mérite de contribuer à l’efficacité et au bien-être des équipes.

❓Comment favoriser un état d’esprit propice au changement au sein des équipes ?

L’état d’esprit face au changement relève bien évidemment de l’histoire personnelle de chacun, de ses expériences de changements mais aussi de son cadre professionnel, au sein de son équipe. Le manager de proximité, le « n+1 » a un rôle important pour cultiver un état d’esprit propice au changement.

🧑‍💼Questionner sa propre posture de manager face au changement

Face à un changement subi, les réactions du manager ont valeur d’exemple pour les équipes. Le manager doit identifier sa marge de manœuvre et celle de son équipe pour se réapproprier, dans la mesure possible, le changement non demandé par l’équipe (nouvelle norme européenne, changement d’organisation venu du siège, nouvel outil décidé par l’IT, etc.).
La difficulté de cette tâche étant élevée et venant s’ajouter à la charge des affaires courantes, le manager pourra se faire accompagner par un consultant en conduite du changement.      

👂Favoriser l’expression maîtrisée des réactions des équipes au changement

La certitude de l’avènement du changement ne doit pas escamoter le temps nécessaire à l’expression des réactions, positives et négatives, liées à la perspective du changement pour les équipes.

🪺Accompagner les équipes tout au long du changement

C’est une évidence mais…l’accompagnement au changement est bien souvent « arbitré », considéré comme non indispensable. Pourtant, si l’équipe est accompagnée par son manager, elle gagnera alors en confiance pour explorer de nouveaux territoires, malgré les étapes tumultueuses qui ne manqueront pas de surgir.

🪴Cultiver cet état d’esprit au sein des équipes contribuera à mieux vivre les changements non demandés mais aussi à donner envie de devenir soi-même acteur de changement.

Il sera alors temps pour le manager d’exprimer sa reconnaissance à ses équipes. 😊

Image générée par IA
Catégories
Comprendre le changement Contribuer au changement Piloter le changement

Conduite du changement et no code

Lors d’une transformation, les professionnels de la conduite du changement cherchent à embarquer les collaborateurs et susciter leur engagement. Cet objectif s’avère difficile dans un contexte où les collaborateurs sont souvent soumis à de multiples changements à répétition, sans vision globale ni bénéfices immédiats pour eux-mêmes. Le no code serait-il la solution ?

Rappelons que le no code permet à des non informaticiens, des personnes qui ne savent pas développer de créer des applications web et des automatisations sans avoir besoin de coder. Le no code démocratise l’accès à la création numérique et peut rendre chacun acteur du changement.

🔓Briser les barrières : la pratique du no code permet aux non informaticiens
– de mieux comprendre les métiers et contraintes de leurs collègues IT
– de mieux faire comprendre leurs besoins et pourquoi pas de créer eux-mêmes un POC

👩‍💻Favoriser l’autonomie : le no code facilite l’émergence d’idées d’automatisation ou de création d’applis par les utilisateurs. Ils peuvent développer par eux-mêmes sans solliciter les équipes IT dont les ressources pourront être affectées à des programmes prioritaires ou complexes. Ceci doit bien évidemment se faire dans le respect des règles d’architecture et de sécurité informatiques définies par l’entreprise.
Dans les grandes structures, le territoire du no code reste à explorer et baliser, pour ne pas re-créer les inconvénients du « shadow IT ».

🪄Contribuer à une culture de l’innovation : les outils no code sont en constante évolution et de plus en plus souvent couplés avec l’IA. Ils favorisent ainsi, en douceur, l’appropriation de l’innovation technologique par des non techniciens.

🎯Le no code peut contribuer à faire tomber des barrières au sein de l’entreprise et donner des clés pour appréhender plus sereinement le changement.

🙋Partagez en commentaire vos expériences en la matière !    

NB : illustration générée par IA à partir d’un prompt sur le #nocode et la #conduiteduchangement

PS – Merci à #Winside, sa formation sur le no code et la « promo 11 », qui m’ont inspiré cet article de blog !

Catégories
Contribuer au changement

Splendeurs et misères du travail en groupe

Si la plupart d’entre nous s’accorde à dire que le travail en groupe « c’est super ! », la pratique nous apprend rapidement que quelques écueils sont à éviter.

Voici une proposition en 5 points de vigilance pour un travail en groupe efficace et agréable.  

🧩Répartition des tâches

Commençons par un basique : le qui fait quoi, le RACI. A faire le plus tôt possible après la mise en place du groupe. Eviter les trous, les tâches oubliées mais aussi les frustrations. Varier les modes d’attribution des tâches au sein du groupe : le volontariat (« Qui veut faire ça ? »), la proposition (« ça te dit de prendre en charge cette tâche ? ») sans oublier de poser un cadre global (« on se répartit la charge le plus équitablement possible », « on accepte de prendre en charge des tâches que l’on aime pas particulièrement faire »).     

🧩Objectif résultat

Ah l’importance de rester centré sur l’atteinte du résultat pour que le groupe fonctionne bien !…

En particulier, lorsque surgiront les inévitables « frottements » au sein du groupe, il faut accepter de ne jamais perdre de vue l’objectif du travail en groupe.  Cela ne veut pas dire que l’agacement ne doit pas être traité mais que la difficulté interpersonnelle ne doit pas faire oublier la raison d’être du groupe. Cela relève de la responsabilité de chacun.

🧩Sentiment d’appartenance

A chacun de trouver le sien et chacun sa façon personnelle d’y arriver. Il me semble que l’on peut aussi être attentif aux autres membres du groupe pour permettre à ce sentiment d’appartenance de se développer. Bienveillance quand tu nous tiens…😉  

🧩Entraide

Le travail en groupe est particulièrement propice à l’entraide. Il suffit d’oser demander un coup de main pour découvrir que quelqu’un au sein du groupe est en mesure d’apporter la solution.  

🧩Hiérarchie

Je suis toujours amusée de constater que même au sein d’un groupe sans liens hiérarchiques entre ses membres, l’un ou l’autre va tenter – consciemment ou pas – de prendre le positionnement du chef…Aux autres personnes de réagir…si elles le souhaitent.

En conclusion, sous réserve de maîtriser ces 5 points de vigilance, oui, le travail en groupe peut devenir une expérience particulièrement enrichissante et productive !

PS : les lecteurs de Balzac voudront bien me pardonner une allusion quelque peu osée.

Catégories
Contribuer au changement

« Parlez-moi d’moi, y’a que ça qui m’intéresse… »

Adolescente, lorsque mes propos tournaient trop autour de ma petite personne, ma mère entamait la douce chanson de Guy Béart « Parlez-moi d’moi, y’a que ça qui m’intéresse », que vous trouverez ICI où le chanteur est accompagné de Jeanne Moreau. Les paroles restent d’actualité !

Aujourd’hui, lorsque mes clients doivent rédiger une communication interne de nature informative, je leur propose une grille de vérification, directement inspirée de « Parlez moi d’moi… », pour éviter le piège de la communication interne qui intéresse plus son rédacteur, son locuteur que son destinataire, son auditoire. Exemple : annoncer les nouvelles fonctionnalités d’un outil informatique sans parler de l’activité au quotidien du destinataire, de la façon dont ces nouveautés vont lui apporter des bénéfices concrets. Rester sur le plan de l’informatif n’est pas suffisant pour que le destinataire mémorise votre propos et le fasse « sien ».

Pour passer de l’information à l’émotion (=le plaisir de se sentir entendu, reconnu dans ses besoins), il faut parler de son auditeur, de celui auquel on communique.

Vérifiez que le contenu de votre communication répond à au moins 3 des critères ci-dessous, du point de vue du lecteur, de l’auditeur, du destinataire de la communication interne :

1) ça me fait gagner du temps.

2) ça résoud un problème, un irritant.

3) ça apporte du sens à mon travail.

4) ça me valorise.

5) c’est bon pour la planète 

6) ça contribue à la satisfaction du client

7) au choix, un critère en lien direct avec le plan stratégique de votre structure/entreprise.

N’oubliez pas : « Parlez-moi d’moi, y’a qu’ça qui m’intéresse
Parlez-moi d’moi, y’a qu’ça qui m’donne d’l’émoi
 » !

Catégories
Billets d'humeur Contribuer au changement Guide des égarés en entreprise

« Cherchez vos phrases, votre justesse, votre noblesse. »

J’emprunte à Mohamed Mbougar Sarr le titre de ce billet d’humeur pour aborder des sujets beaucoup plus modestes que ceux traités par le dernier Prix Goncourt : usage de la parole dans les open spaces et propos de salon en réunion.

La parole est d’argent, le silence est d’or    

Dans plusieurs secteurs d’activité, le télétravail est en train de devenir une norme intériorisée.

J’entends par là que le comportement adopté en télétravail est maintenu quand on se trouve en open space.

En télétravail, les chanceux sont seuls dans leur coin travail. Inutile de faire attention au niveau sonore de leur voix, les réunions et les échanges se font au casque, devant l’écran de son ordi.

Quand la personne revient en open-space, elle garde les mêmes habitudes : les réunions ne se font plus en salle de réunion mais chacun face à son ordi.

Les conséquences sont évidentes : augmentation du niveau sonore sur l’open-space, situations cocasses où l’on se retrouve « cerné » par des personnes dont on comprend rapidement qu’elles participent à la même réunion, tout en restant chacune à leur poste sur l’open-space.    

N’oublions pas que le bruit a un impact sur notre capacité à réfléchir et génère de la fatigue inutile, parasite. Ne dit-on pas « Je ne m’entends plus penser » ?

Tout le défi de travailler en open-space est d’être un individu qui agit sans « déborder » sur ses voisins qui eux aussi travaillent….

Le silence est une civilité.

Ceux qui souhaiteraient aller plus loin sur le thème du silence, pas seulement comme absence de bruit mais présence à soi et au monde, écouteront avec intérêt le débat avec Cynthia Fleury dans le cadre de la semaine du son de l’UNESCO (2020).

Paroles et paroles et paroles…

Il paraît que c’est un travers bien français : confondre réunion de travail avec conversation de salon.

Il me semble qu’en réunion, chacun « représente » quelque chose : sa direction, son programme, son champ d’expertise. Il est donc logique de veiller à ne pas verser dans un discours trop personnel et pourtant…j’observe souvent des propos personnels (« moi je fais comme ça »…sous-entendu, pourquoi donc un client ferait-il autrement que moi ?) prendre le dessus sur une analyse factuelle, l’énoncé d’une opinion ou d’une croyance passer pour une vérité objective. Un peu d’aplomb, et hop le tour est joué ! D’autant plus aisément quand le propos provient d’un hiérarchique décisionnaire.

Et si nous utilisions quelques filtres avant de prendre la parole ?

  • Au-delà de mon envie de prendre la parole, qu’est-ce que mon propos va apporter à l’échange ? Suis-je en train d’apporter une idée, une information, un point d’interrogation ?
  • En prenant la parole, est-ce que je réponds à l’attente des participants, eu égard à mon niveau de décisionnaire ou d’expert ou de consultant ?
  • Vais-je énoncer une opinion, une croyance ou un fait ?           

Et vous, quels filtres utilisez-vous avant de prendre la parole en réunion ?

 « Le sage tourne 7 fois sa langue dans sa bouche avant de parler ».

Catégories
Contribuer au changement

Experts en réunion

Je reprends ici la série d’articles consacrés à la réunion entamée en 2015 et la complète d’un billet sur la communication des experts en réunion.

Dans le cadre d’un projet, de nombreuses réunions rassemblent experts et interlocuteurs du programme dont le rôle est d’obtenir de ces experts l’information utile pour :

  • comprendre des enjeux
  • étayer des prises de décisions
  • construire une communication.    

Experts en sécurité informatique, architecture fonctionnelle, droit, marketing vont devoir répondre aux questions de la direction de programme. Ce billet a pour ambition de donner quelques points de repère aux experts lorsqu’ils se trouvent devoir répondre aux questions de personnes non expertes de leur domaine.

Donner uniquement l’information utile

Une tendance fréquente chez l’expert : dire tout ce qu’il sait du sujet, montrer ainsi qu’il est vraiment un expert du sujet et pouvoir se dire qu’il a joué la transparence.

Une proposition de trajectoire : répondre à la question posée sans pour autant ajouter des informations qui ne correspondent pas au besoin exposé. Moins simple qu’il n’y paraît puisqu’il faut donner toutes les informations utiles au besoin exprimé alors que ce dernier aura pu être partiellement explicité…

Une illustration : je suis certaine que vous avez tous des souvenirs de réponses interminables d’experts pendant lesquelles vous vous inquiétiez « Mais pourquoi me raconte-t-il tout ça ? »

Utiliser les mots de l’autre

Une tendance fréquente chez l’expert : utiliser les termes exacts, le jargon des experts.

Une proposition de trajectoire : reprendre les termes utilisés dans la formulation de la question, même s’ils ne paraissent pas les plus pertinents à l’expert. Ce petit effort aura pour mérite de créer le sentiment d’avoir été entendu et de diminuer la distance avec l’interlocuteur . L’expert pourra ensuite, au cours de la formulation de sa réponse, reprendre le terme juste. Au passage, le non expert fera l’acquisition d’un terme utile à un prochain échange…

Une illustration-variation, issue d’une réunion suite à un incident informatique. Discours très « technique » d’un informaticien. Je tente d’orienter l’expert en formulant « Alors côté clients ça a eu telle et telle conséquence ? ». L’informaticien réagit « Ah ! Tu demandes les impacts fonctionnels ? ». Moi « Oui, c’est exactement ça, merci ! Quels sont les impacts fonctionnels ?». Exemple simple, très « basique », où chacun fait un bout du chemin pour se mettre sur la même longueur d’onde, ce qui a permis aux autres participants perdus par le discours technique de reprendre pied.

Faire simple

Une tendance fréquente chez l’expert : croire que l’on attend de lui qu’il montre sa science d’expert…C’est vrai d’une certaine façon, mais pas forcément celle à laquelle il pense…

Une proposition de trajectoire : « faire simple » pour se rendre le plus accessible possible. Comme le danseur qui interprète une variation très difficile en donnant l’apparence de la facilité…On se doute bien que ce qu’il est en train de faire est très difficile mais on l’oublie et admire son aisance rassurante.

Catégories
Contribuer au changement

Comment améliorer vos livrables de conduite de changement

Cet article s’adresse à ceux en charge de concevoir et rédiger un livrable de conduite du changement : un pas à pas, un tuto vidéo, un support pour annoncer un changement lors d’une réunion d’embarquement…

Vous trouverez ici une grille d’auto-évaluation de votre livrable et quelques pistes pour l’optimiser. Si besoin était 😉

Grille d’auto-évaluation

  1. Le livrable explique t-il le pour quoi, le sens, la raison d’être du changement ?
  2. Le livrable mentionne t-il le risque à ne pas faire pour l’utilisateur (l’apprenant) ?
  3. Le livrable présente t-il les avantages et bénéfices à faire pour l’utilisateur (l’apprenant) ?
  4. Le livrable facilite t-il l’ancrage de l’utilisateur (l’apprenant) avec un cas concret, un environnement mémorisable, une anecdote ?
  5. Le livrable utilise t-il des mots ou des acronymes compréhensibles par l’utilisateur (l’apprenant) ?
  6. Le livrable mentionne t-il le dispositif mis à disposition de l’utilisateur (l’apprenant) pour l’aider à réussir ?
  7. Le livrable permet-il à l’utilisateur (l’apprenant) de mesurer sa progression ?
  8. Le livrable permet-il à l’utilisateur (l’apprenant) de faire, expérimenter, « se mettre en mouvement » et même de faire avec ses dix doigts, manipuler ?
  9. Avez-vous pensé aux canaux de communication les plus adaptés pour atteindre les populations concernées par ce livrable ?
  10. Avez-vous prévu un dispositif pour recueillir les commentaires des utilisateurs sur le livrable ?

Vos réponses

Si vous n’avez pas répondu OUI à chacune des questions ci-dessus, pas de panique !

Si vous obtenez de 0 à 5 OUI, reprenez votre ouvrage et accordez vous un nouvel essai !

Si vous obtenez de 6 à 7 OUI, votre livrable a de grandes chances d’être apprécié de ses utilisateurs et vous pouvez encore l’améliorer ! 🙂

Si vous obtenez de 8 à 10 OUI, aucun doute n’est permis, vous êtes le/la Chief Transformation Officer ! Félicitations.

Les pistes d’amélioration

Pour ceux qui n’ont pas répondu OUI à chaque question, voici quelques pistes d’amélioration.

Les numéros se rapportent aux questions de la grille d’auto-évaluation.

  1. Le changement est mieux accepté si sa raison d’être ou sa signification sont explicitées.
    Expliquez en quelques mots simples et clairs le sens du changement, de l’évolution de processus en faisant comme si vous vous adressiez à quelqu’un qui ne connait pas le sujet.
  2. L’utilisateur doit se sentir directement concerné et pouvoir mesurer l’impact de sa non-action.
    Donnez un ou deux exemples de ce qui risque de se passer si l’utilisateur ne fait pas ce qui lui est demandé. Choisissez des exemples qui relèvent de l’activité de l’utilisateur (parlez commerce à un commercial, finance à un financier) et qui relèvent du court terme.
  3. C’est une des clés de la réussite du changement : l’utilisateur doit comprendre son intérêt, son avantage à faire.
    Comme pour le risque à ne pas faire, utilisez des exemples qui « parlent » à l’utilisateur et dont le bénéfice est visible à court terme.
    Pas toujours facile, je vous l’accorde.
  4. On retient plus facilement un cas concret, une anecdote, proche de son quotidien qu’un long discours de niveau général ou théorique.
    L’être humain aime qu’on lui raconte une histoire !
    Il était une fois…
  5. Pas de jargon. Des mots simples, clairs et précis.
  6. Il est essentiel que l’apprenant ne se sente pas seul et sache à qui s’adresser ainsi que les outils mis à sa disposition pour l’aider dans l’apprentissage du changement.
  7. Dans la mesure du possible, prévoyez un livrable qui permette à l’apprenant de voir et mesurer sa progression (par un score).
  8. On apprend mieux en faisant qu’en éoutant ou lisant. Le taux de mémorisation est de 5% 24 heures après une conférence mais de 60% après un serious game. Il est donc important de permettre à l’apprenant d’être « actif ». Apprendre en faisant est encore plus efficace si le corps est mis en mouvement. Exemple : manipuler des jetons, des cartes, des legos, faire une maquette, etc.
  9. Mail, webinar, page intranet… assurez-vous que les canaux de communication de votre livrable en maximisent la portée auprès des populations que vous voulez toucher.
    N’hésitez pas à multiplier les canaux et répéter les envois.
  10. Nous espérons que cette grille d’évaluation vous aura été utile mais le mieux est encore de demander leur avis aux utilisateurs de votre livrable. Prévoyez donc un dispositif pour recueillir leurs commentaires. Appelez quelques utilisateurs, envoyez un questionnaire, sollicitez les fameux « like » et commentaires.

Portez-vous bien.

Catégories
Contribuer au changement

Organiser un séminaire – 1ère partie : les aspects logistiques

Petit guide à l’usage de l’organisateur de séminaires

La conduite du changement se traduit bien souvent par la mise en place de séminaires : journée de lancement ou embarquement, résolution de problème, retour d’expérience, bilan de fin de programme…les raisons d’organiser un séminaire sont nombreuses en conduite du changement ! Je vous propose donc une série d’articles sous forme de mode d’emploi à l’usage de l’organisateur de séminaires.

Séminaire et séminaire

Dans cet article, nous ciblons les séminaires d’une journée avec environ 40 participants. Il nous semble que le contenu de l’article s’applique à tous types de séminaires mais nous n’aborderons pas les spécificités des séminaires de plus grande taille ou plus longue durée.

Organiser un séminaire n’est pas une mince affaire, à commencer par les aspects logistiques.

Les aspects logistiques

La date

Tenez compte de :

  • la disponibilité des « invités prestige », vous savez ceux qui ont un agenda de ministre…
  • les vacances scolaires
  • les jours de télétravail
  • le planning des participants : évitez de vous trouver en concurrence avec les moments clés des agendas de vos participants (convention annuelle, autres séminaires)
  • sans oublier la concordance avec les dates de disponibilité du lieu !

Le lieu

Voici une liste de points à vérifier :

  • le nombre de salles dont vous aurez besoin, pour des travaux en sous-groupes par exemple
  • le style de la salle : réunion, conférence, insolite, créatif…Le style devra correspondre aux objectifs du séminaire
  • la possibilité de fumer pendant les pauses, sans quitter l’immeuble
  • le dispositif pour accéder à la salle (accueil à gérer, contrôle d’identité, accès par badge qui nécessitera l’enregistrement et la fabrication des badges, etc.)
  • la possibilité d’organiser une pause café dans les locaux
  • la possibilité de salle avec lumière du jour
  • la configuration de la salle : avec ou sans tables amovibles, qualité des sièges pour une assise de longue durée, tableaux blancs ou papier, tableaux intelligents, affichage aux murs.
  • la connectique : wifi, accès internet ou réseau entreprise, click and share, vidéoprojecteur, ordinateur à disposition, etc.
  • et bien sûr, le budget disponible pour la location du lieu.
  • sans oublier la bonne ventilation/climatisation du lieu. Rien de tel qu’un lieu étouffant pour assoupir les plus vaillants séminaristes après le déjeuner…Au besoin, prévoyez bouteilles d’eau et brumisateurs ! J’ai souvenir d’un séminaire où chaque participant avait reçu son « kit fraicheur » pour supporter la canicule en plein mois de juillet. Ce fut pleinement apprécié !

La restauration

Deux cas de figure : la restauration s’effectue sur le lieu du séminaire ou à l’extérieur. Hors lieu du séminaire, privatiser un restaurant, un étage de restaurant ou un salon est la solution la plus pratique. Cela permet également une vraie coupure dans la journée de travail, c’est une opportunité pour se dégourdir un peu les jambes et les fumeurs vous sauront gré de leur permettre une pause cigarette sur le trajet. Inconvénients : le budget sera sans doute supérieur à une solution de déjeuner « sur site » et la pause déjeuner nécessitera un peu plus de temps, au détriment de celui des travaux.

Pensez à ne pas vous fâcher avec les végétariens ou de façon plus générale les régimes spécifiques.

Mes conseils : prévoyez un déjeuner léger pour ne pas « plomber » les travaux de début d’après-midi ! Et n’oubliez pas les pauses : boissons chaudes et froides, mini-viennoiseries ou quelques biscuits feront l’affaire et apporteront une note « standing » à votre séminaire.

Souvenirs du séminaire

Prévoyez un budget pour pouvoir offrir à chaque participant un petit souvenir de votre séminaire. Un objet qu’il pourra utiliser au quotidien ou laisser sur son bureau, si vous souhaitez que le participant pense aux messages transmis pendant le séminaire dans son quotidien professionnel. Optez pour un objet que le participant pourra utiliser dans des activités de type loisir si vous préférez que chacun garde un souvenir plus « festif » de votre séminaire.

Assurez-vous que quelqu’un pourra prendre quelques photos du séminaire et les envoyer ensuite aux participants.

Les supports à imprimer

Les animations que vous prévoyez pour les différents ateliers et présentations de la journée feront appel à des outils digitaux (Wisembly, Klaxoon, etc.) mais vous aurez aussi sans doute du bon vieux papier pour pouvoir y inscrire les résultats des travaux en groupe. Vous pouvez bien sûr utiliser des feuilles blanches détachables façon post-it « toutes simples » mais vous pouvez aussi vouloir formaliser un peu plus les choses en imprimant en format A0 ou A1 des formulaires pré-remplis destinés à recueillir les idées des groupes. Dans ce cas, prévoyez un délai suffisant (de l’ordre de 3 semaines) pour la conception puis l’impression des maquettes à imprimer.

Vous pouvez également prévoir un livret pour chaque participant. Ce livret comprendra l’ordre du jour du séminaire, la liste des participants, des aspects logistiques si besoin, une présentation synthétique ou les instructions pour les travaux en sous-groupes, etc.

Les invitations

Au moment d’envoyer les invitations, il se peut que vous ne connaissiez pas nominativement votre liste complète de participants et que vous souhaitiez que les responsables choisissent eux-mêmes les collaborateurs qu’ils souhaitent voir participer à votre séminaire. Dans ce cas, vous aurez plusieurs types d’invitation à envoyer :

  • demande de désignation des collaborateurs à inviter, envoyée aux responsables hiérarchiques
  • invitation « directe » pour les participants
  • invitations pour les invités supplémentaires, ne participant qu’au déjeuner.

Inutile de connaître l’ordre du jour détaillé du séminaire au moment où vous envoyez les invitations, ce qui importe est que les participants puissent réserver la journée du séminaire dans leur agenda. Vous pourrez envoyer l’ordre du jour détaillé ultérieurement et cela aura aussi valeur de « rappel », par exemple une semaine avant le séminaire.

Mon conseil : ne sous-estimez pas l’importance des aspects logistiques. Le choix du lieu, de la restauration et la validation des budgets peuvent prendre beaucoup de temps…et d’énergie !

Le prochain article portera sur l’organisation du contenu d’un séminaire.

Catégories
Contribuer au changement Piloter le changement

Contenu d’un plan d’actions de conduite du changement

Ce mois-ci, un article pratico-pratique sur le contenu d’un plan d’actions de conduite du changement.

Que doit contenir le livrable appelé plan d’actions de conduite du changement ?

La vision

Si vous n’êtes pas familier de John Kotter et de ses étapes du changement, pas de panique ! 😉
Projetez-vous en cible, une fois le changement, le projet fini. Comment fonctionnera le système ? En quoi sera t-il mieux qu’avant ? En quoi répondra t-il aux enjeux identifiés ?

Notez les fruits de votre réflexion de façon synthétique dans le plan d’actions.

C’est à partir de cette vision que vous pourrez construire votre plan d’actions de conduite du changement.

illustration conduite du changement

Le chemin

Indiquez également la façon dont vous allez rythmer la conduite du changement. La conduite du changement n’est pas « instantanée », ni « one shot ». Concevez le chemin que vous souhaitez donner à vos actions de conduite du changement.

Les populations cibles

Il s’agit d’identifier exhaustivement les différentes populations concernées par les changements à venir. Ce travail aura probablement été effectué antérieurement à la rédaction du plan d’actions de conduite du changement, à savoir au moment de l’analyse avec le modèle OMOC.

Les relais du changement

Indispensable ! Identifiez les personnes, les fonctions, les responsables sur lesquels vous pourrez vous appuyer pour transmettre « les bons messages ».

illustration conduite du changement

Les relais managériaux

La gestion du changement fait partie du périmètre de responsabilité des managers. Pour s’assurer que les managers des populations cibles puissent agir en véritables « relais », il est indispensable de les « embarquer » dès le début du projet ou au moins en amont des premières actions de conduite du changement. Leur information doit précéder celle des populations cibles.

Dans le plan d’actions, il convient d’identifier les « strates » managériales et le rôle que vous attendez d’elles dans le cadre de la gestion du changement.

Les livrables

Identifiez les livrables nécessaires pour la formation, la communication et les actions spécifiques d’accompagnement des relais managériaux et des populations cibles. Ne faites pas ce travail en chambre mais appuyez-vous sur les équipes de formation, communication et les représentants métiers, c’est à-dire les représentants des populations cibles si vous n’êtes pas en mesure de les rencontrer directement.

Les éléments budgétaires

Un macro-chiffrage des livrables doit figurer au plan d’actions. Se livrer à cet exercice vous permettra également d’identifier les procédures budgétaires auxquelles vous devrez vous conformer pour obtenir les budgets nécessaires.

Le planning

Le planning de la conduite du changement est distinct de celui du projet informatique ou organisationnel. Au risque de caricaturer un peu les choses, on pourrait dire que le planning de la conduite du changement au sein des populations cibles commence quand celui du projet se termine. Dit autrement, c’est quand l’outil informatique est livré avec une nouvelle procédure et une organisation remaniée que commence le changement pour les populations cibles.

Le RACI

Commencez à indiquer un « macro-RACI » dès la rédaction du plan d’actions. Relisez notre article sur le RACI !

Ainsi structuré, le plan d’actions de conduite du changement pourra vous accompagner tout au long du projet et de la mise en place de la conduite du changement opérationnelle.

Qu’en pensez-vous ? Voyez-vous d’autres rubriques à inclure dans ce livrable ?