En 2016, donnez vie à vos en-vies de changement !
Mois : décembre 2015
Réussir ensemble
J’emprunte le titre de ce billet à l’ouvrage « Les mots pour réussir ensemble » de François Laure et Jansky Jarocki, aux éditions Dunod.
Le changement en entreprise…il s’agit en effet de (le) réussir ensemble. Un des vecteurs du changement est la communication et les mots utilisés, au quotidien, vont contribuer à réussir ou…échouer.
Mots maléfiques, mots magiques
L’ouvrage cité nous propose de distinguer les mots « magiques » des mots « maléfiques ». En faisant les exercices proposés par les auteurs, j’ai ainsi découvert que certaines phrases qui me paraissaient « positives » pouvaient être perçues comme « négatives ». Quand on est en charge de mettre en place le changement en entreprise, il est essentiel de savoir que nos mots peuvent être perçus comme « négatifs », bien malgré nous. Les auteurs proposent donc des formules qui selon eux devraient toujours être perçues comme positives pour écouter, s’intéresser, respecter, être clair, encourager l’échange ou donner envie. Je n’en dis pas plus…à vous de les découvrir !
Au-delà des mots ou phrases magiques, les auteurs proposent des scripts gagnants.
Scripts gagnants
La promesse des auteurs de nous faire « redécouvrir les mots » est complétée par l’élaboration d’un « script gagnant » :
1. Diminuer la distance avec notre interlocuteur
2. Donner un nouvel éclairage à l’échange (apporter quelque chose de nouveau à l’échange)
3. Déclencher l’action (donner une suite à l’échange).
De nombreux exemples de situations de travail courantes sont donnés pour décliner ce « script gagnant » et plusieurs exercices montrent ce que chacun de nous perd à ne pas utiliser le « script gagnant ».
Et le changement dans tout ça ?
Ce blog étant dédié au changement en entreprise, je me dois de justifier mon choix d’écrire un billet sur un ouvrage intitulé » Les mots pour réussir ensemble ».
Le changement réussi passe par une communication efficace, une communication qui cherche à comprendre l’autre. Une communication « pour réussir ensemble »…quel beau programme !
Le chef de projet en charge du changement sait l’importance d’une communication réussie, que ce soit pour expliquer, rendre compte, donner du sens, lancer et conclure une réunion…des cas de figure traités dans l’ouvrage « Les mots pour réussir ensemble ».
Une belle communication…un beau changement ! 😉
Impressions d’une participante au SPOC Initiation au Lean Management
Premier cours à distance en français sur le lean management, ce SPOC (Small Private Online Course) est animé par Marc Legru, Lean coach et directeur de missions, Operae Partners et organisé par Captain SPOC, dont la maison mère est Unow. Unow propose de nombreux MOOC dont celui sur la Gestion de projet qui a fait l’objet d’un article sur ce blog.
Points forts du SPOC sur le Lean management
Le SPOC atteint pleinement son objectif de faire découvrir ce que sont les principes et surtout la pratique du Lean management. J’ai trouvé le contenu du SPOC très riche et dense, la participation au SPOC étant relativement prenante. Il s’agit d’une formation très sérieuse que je recommande vivement à tous ceux qui cherchent à se faire une idée mais surtout à commencer à pratiquer le Lean.
Le SPOC Initiation au Lean Management est structuré en 5 modules :
- Q’est-ce que le Lean management ?
Bénéfices, origines, ce qu’il n’est pas, le gemba, le respect des personnes et l’amélioration continue, une autre façon de voir les coûts. - Apporter plus de valeur au client
La magie des produits, pourquoi appréhender la valeur du point de vue client, comment capturer « la voix du client », les réclamations client. - Les collaborateurs
Former chaque personne de manière efficace, du développement à l’autonomie des personnes, la résolution des problèmes sur le terrain, le respect des personnes. - Comprendre ce qu’est le système Lean
Savoir identifier les vrais challenges de l’entreprise, sécurité des employés et satisfaction des clients, le juste à temps, l’auto-qualité, le kaizen. - Le manager est un coach
Savoir développer l’initiative et l’autonomie de ses collaborateurs. J’ai également perçu ce dernier module comme une synthèse des principes vus tout au long du SPOC.
De plus, diverses activités permettent de mettre en pratique les concepts vus lors des modules. Par exemple, ces activités permettent de tester un questionnaire « La voix du client » ou encore d’identifier les gaspillages (muda) dans une société traitant des demandes de prêts.
Parmi les outils utilisés, la technique des 5 Pourquoi pour identifier la cause racine m’a paru à la fois « simple » et très efficace.
Ce que j’ai particulièrement aimé
Le principe du kaizen, de faire soi-même l’effort de changer pour le meilleur, au travers d’une pratique consistant à améliorer continuellement et pas à pas le fonctionnement de l’entreprise.
« Le Lean ne s’adresse pas à tout le monde. Il s’adresse aux curieux, à ceux qui ont envie de progresser »…
« Bien souvent en réunion on échange des opinions mais on ne va pas chercher les causes racines »…
« Le manager doit avoir le courage de ne pas s’arrêter à ses convictions mais d’aller sur le terrain pour comprendre les faits. »
« Le lean requiert une certaine stabilité pour l’équipe : stabilité dans la charge de travail, stabilité dans les moyens, stabilité de l’équipe elle-même. L’instabilité a un impact sur la performance. »
Je vais maintenant me lancer dans la lecture du livre Le management Lean, de Michael Ballé et Godefroy Beauvallet, préfacé par Dan Jones, ouvrage remis aux participants du SPOC.
Le directeur de projet que je suis a observé que les exemples du SPOC portaient sur des « activités » et non pas des « projets ». Je souhaite maintenant explorer ce que le Lean peut apporter aux projets de transformation.
Comme vous le savez, chers lecteurs, il m’arrive d’avoir des idées bizarres et en ce temps de résultats électoraux, je m’interroge « Et si les politiques se mettaient au Lean ? » 😉 …
La réunion en questions
Ce billet s’inscrit dans la suite de l’article intitulé La boîte à outils du chef de projet.
La réunion, les instances de travail et de pilotage sont des outils essentiels dans le déroulement d’un projet et la mise en oeuvre du changement. Pourtant….Eh oui ! La réunionite fait bien des dégâts. Contrairement à la grippe ou la gastro elle n’est pas saisonnière et frappe toute l’année.
Je prévois de consacrer plusieurs articles à la réunion, sa préparation, son animation, les suites à lui donner et le rôle des participants mais aujourd’hui je me contenterai de partager avec vous quelques observations à partir des réponses fournies par un échantillon très certainement non représentatif…mais dont les réponses à mon questionnaire (7 questions, dont 5 ouvertes) m’ont paru très représentatives !!
Je vous en propose ici une synthèse.
Qu’évoque le terme « réunion » ?
Sans surprise, la perte de temps, la durée trop longue, les retards reviennent souvent dans les réponses. Réunion est associée à décision. Une décision souhaitée mais qui n’arrive pas.
Autre type de réponse : l’accent est mis sur l’opportunité d’échange, de partage, de débat.
Enfin, certaines réponses font état du travail demandé par les réunions : la préparation, l’organisation sont citées.
La gestion du temps, objet des principales critiques, relève de la responsabilité de l’animateur. Et la gestion du temps, oui, ça s’apprend ! La cause n’est donc pas désespérée, loin de là ! 😉
Et l’animateur ? Et l’animatrice ?
En cohérence avec les réponses apportées à la première question, l’animateur ou animatrice est jugé(e) :
– « insuffisant(e), dans sa manière d’animer » dans les deux tiers des cas.
– « bon/bonne, dans sa manière d’animer » dans un tiers des cas.
La réponse « excellent(e) » n’a jamais été choisie.
Ce qui est jugé insuffisant dans la manière d’animer porte principalement sur :
– les objectifs de la réunion : difficulté à amener la prise de décision, non atteinte des objectifs, voire même absence d’objectifs.
– la non maîtrise du temps.
– le manque de préparation de la réunion.
– le manque de cadrage de la réunion.
Sont également cités :
– le manque d’énergie de l’animateur, qui « sape » celle des participants.
– le manque d’écoute, d’attention portée aux participants.
Mon avis : décidément, rien n’est perdu ! Définir des objectifs, aider les participants à les atteindre, maîtriser le temps, préparer la réunion, la cadrer, tout ça, ça s’apprend et ça se travaille ! Ecouter l’autre, ça aussi ça s’apprend !
Portrait de l’animateur idéal ou de l’animatrice idéale
« On ne se sent pas en réunion »
« Enthousiaste »
« Respect de l’objectif, respect du timing »
« Commencer à l’heure et finir à l’heure »
« Que tout le monde se sente impliqué »
« Donner du temps de parole à tous »
« Provoquer et organiser les échanges de points de vue »
« Amener des corrélations entre points de vue »
Les attentes vis-à-vis de l’animateur sont à la fois très fortes et de natures différentes :
– cadrage de la réunion qui requiert organisation, rigueur et autorité.
– attention portée à chacun qui exige écoute, bienveillance, capacité à créer du lien ou le faciliter.
– une forme de dépassement qui requiert une forme d’exemplarité et d’énergie personnelle.
Un des répondants l’a très justement fait remarquer : l’animateur est, qu’il le veuille ou non, le centre d’attention le temps de la réunion.
Votre plus grande difficulté en tant qu’animateur ?
A chacun sa réponse…Cependant, on peut tenter de grouper les réponses par thème de vigilance :
– la maîtrise du groupe : s’assurer que tous les participants restent concentrés, gérer les conflits.
– la satisfaction de chacun : que chacun sorte « content » de la réunion, que les attentes de chacun aient été traitées.
– la valeur ajoutée de la réunion : atteindre les objectifs.
– la préparation de la réunion.
Certaines des réponses montrent donc un niveau d’exigence très élevé de l’animateur vis-à-vis de lui-même.
Les éléments présentés ici ne sont pas propres au chef de projet ou aux réunions animées par le chef de projet. Dans les prochains articles sur le sujet je me centrerai sur les spécificités des instances de pilotage et de travail à organiser par le chef de projet.
Merci encore à chacune des personnes ayant accepté de répondre au questionnaire.
A bientôt pour de nouvelles approches de la réunion comme outil essentiel du chef de projet.
Illustrations : Ice watch, Place du Panthéon, dans le cadre de la COP21.
Les outils à la disposition du chef de projet
J’emprunte le titre de mon billet de la semaine au livre de Jérôme Maes et François Debois, La boîte à outils du chef de projet, chez Dunod.
Dans les formations à la gestion de projet, les outils du chef de projet sont bien souvent présentés classés par phase du cycle de vie du projet. Il s’agit donc d’utiliser tel outil à telle phase du projet.
Par ailleurs, nombre de Directions Générales se plaignent que les chefs de projet, métiers ou SI, ne s’approprient pas suffisamment les outils mis à leur disposition au sein de l’entreprise.
Indépendamment des outils eux-mêmes, je me suis demandée s’il était envisageable de présenter et classer les outils autrement que par phase du projet, avec un ordonnancement qui soit plus propice à leur appropriation par les chefs de projet. J’en suis ainsi arrivée à l’idée de classer les outils par mission du chef de projet.
Les missions du chef de projet en verbes d’action
Pour commencer, identifions les missions du chef de projet sous forme de verbes d’action :
- Animer
- Anticiper
- Clore le projet
- Communiquer
- Coordonner
- Décider ou faire décider
- Déléguer
- Eclairer, clarifier
- Expliquer
- Faciliter
- Gérer les conflits
- Gérer les risques
- Gérer les situations de crise
- Gérer l’incertitude
- Influencer
- Informer
- Maîtriser l’avancement du projet
- Organiser
- Piloter les coûts
- Prendre du recul
- Réfléchir, élaborer
- Résoudre.
Ceci n’est qu’UNE liste possible.
Ouvrir le bon compartiment de la boîte à outils
Il s’agit ensuite d’affecter à chaque mission/verbe d’actions les outils susceptibles d’aider le chef de projet à accomplir sa mission.
Pour accrocher un tableau, c’est « cool » d’avoir à sa disposition clou et marteau.
Pour décider et faire décider, c’est utile d’avoir connaissance de certains outils. cf l’article décision et changement, par exemple.
Avec un classement des outils par mission du chef de projet, il suffit alors d’ouvrir le compartiment correspondant à la mission à accomplir.
Si vous avez envie d’en savoir plus sur cette approche, n’hésitez pas à me contacter !
S’approprier les outils et en créer soi-même !
Pouvoir ouvrir un compartiment de la boîte à outils pour répondre à un besoin donné permet de ne pas rester sur ses habitudes, utiliser toujours les mêmes outils, mais prendre conscience de l’ensemble de la palette disponible et choisir en toutes connaissances l’outil le plus adapté à son besoin du moment.
De là à créer son propre outil ou adapter un outil existant, il n’y a qu’un pas ! Quelle belle façon de s’approprier les outils du chef de projet !