Catégories
Piloter le changement

Ecologie de la gestion de projet

Existe t-il une écologie de la gestion de projet ?

Proposition de définition

L’écologie peut se définir comme une doctrine visant à un meilleur équilibre entre l’homme et son environnement naturel ainsi qu’à la protection de ce dernier.

Nous vous proposons de tenter de transposer cette approche à la gestion de projet : doctrine visant à un meilleur équilibre entre le directeur de projet et son environnement (ressources de l’équipe projet, décideurs et acteurs dans l’entreprise) ainsi qu’à la protection de ce dernier.

Que s’agit-il de protéger et développer harmonieusement ?

L’énergie de l’équipe projet

Ressource à protéger, à chouchouter, à encourager, à valoriser : l’énergie de l’équipe projet ! N’est-ce pas la principale ressource du projet * ?

Une saine écologie de la gestion de projet visera par exemple à éviter un gaspillage de l’énergie de l’équipe projet dans des tâches à faible valeur ajoutée pour le projet : réunions inutiles, consommation excessive de temps à concevoir des slides qui ne seront lus par personne…je vous laisse le soin de compléter cette liste.

L’énergie de l’équipe projet est-elle une énergie renouvelable ?
Peut-être…mais elle n’est pas gratuite. Alors mieux vaut la considérer comme une ressource précieuse !

Le rythme de progression du projet

Trouver le juste rythme de progression du projet requiert un plan de charge réaliste qui tienne compte des ressources réellement disponibles. Il est nuisible de prévoir un plan de charge qui requiert un investissement « maximum » tout au long du projet lorsque ce dernier se déroule sur de longs mois ! L’effet d’épuisement des équipes viendra compromettre la qualité du projet et la capacité à trouver des solutions innovantes. Epuisement et agilité ne font pas bon ménage… « Donner le coup de collier » est momentané, pas un mode de fonctionnement permanent !

Il est important de bien prendre conscience que les ressources projet ne sont pas des ressources inépuisables. Maintenir un rythme soutenu n’aura pas seulement pour effet un épuisement physique des équipes mais aussi un épuisement moral qui se traduira progressivement par une baisse de motivation, un sentiment de ne pas « en voir le bout ». Trouver le rythme de croisière du projet c’est aussi le moyen de faire durer les équipes en leur donnant de la visibilité et des jalons réalisables.

Célébrer les jalons franchis avec les acteurs y ayant participé contribue à rythmer le projet et mesurer le travail déjà effectué encourage les acteurs à poursuivre leurs efforts. Il ne faut pas attendre la fin du projet pour célébrer les efforts de chacun mais ponctuer le projet de célébrations des étapes franchies. N’oublions pas qu’une ressource projet c’est avant tout une personne, un collaborateur, qui, pour être motivé et impliqué, doit donner du sens à ce qu’il fait (et c’est d’autant plus vrai pour les générations Y et Z / millennials qui sont aujourd’hui sur le marché du travail) : célébrer, motiver, donner de la visibilité et du sens aux membres de son équipe c’est les considérer comme étant de véritables acteurs du projet.

Le choix des engagements et des exigences
Engagements du directeur de projet

Le directeur de projet/la directrice de projet ne peut pas s’engager sur « tout », il/elle devra donc choisir ses engagements.  Un directeur de projet attentif à l’écologie de la gestion de projet s’attachera à être :

  • le gardien du temps du projet, à savoir distinguer envie ou mode d’instantanéité vs nécessité d’une durée, fausse et vraie urgence, etc.
  • le pilote avisé du drone (ou hélicoptère) capable de zoomer sur un détail puis prendre de la hauteur pour pouvoir hiérarchiser et prioriser.
Exigences du directeur de projet pour l’équipe projet

Exiger « tout » de l’équipe projet, du premier au dernier jour du projet n’a pas de sens. Là encore, le directeur de projet devra se mettre au clair sur ses exigences vis-à-vis de l’équipe projet et identifier ce à quoi il choisit de renoncer, pour assurer un développement responsable du projet.

Un directeur de projet perfectionniste veillera ainsi à ce que l’exigence du mieux ne devienne pas l’ennemi du bien et de l’agilité.

Pour préserver son équipe des sollicitations extérieures qui pourraient la ralentir ou même la perturber et s’assurer ainsi qu’elle ne gaspille pas son énergie futilement (comme cité plus haut : participation à des réunions inutiles et chronophages, production de slides non lues etc.) le directeur de projet doit avoir un rôle de paratonnerre au service de son équipe. Par cette position, le directeur de projet protège son équipe de toute pression extérieure qui pourrait perturber son fonctionnement et lui faire gaspiller son énergie sur des problématiques susceptibles de parasiter sa dynamique et sa motivation.

En matière d’engagements et d’exigences, l’enjeu est de trouver l’équilibre entre la pression des contraintes affichées, celle des contraintes réelles vérifiées et ce qui est souhaitable dans une approche plus globale de l’environnement du projet.

Image pour article écologie de la gestion de projet

La sobriété (ou frugalité)

Le développement sobre est régulièrement cité pour le carbone. En management de projet, un développement sobre pourrait préférer la réflexion à l’agitation. On le sait bien, l’agitation cache souvent l’évitement du travail à faire, du problème à résoudre…La production de mails tous azimuts ou de slides ppt à la pelle ne relève t-elle pas parfois du cache misère et de l’évitement de la réflexion ?

La sobriété pourrait aussi porter sur le respect du fonctionnement du cerveau humain qui ne sait pas exécuter deux tâches simultanément (apport des sciences cognitives) : la course au multitâche est parfois contre-productive. Participer à une réunion tout en traitant ses mails et avalant un sandwich, par exemple.

La confiance

Le rôle de la confiance dans l’écologie de la gestion de projet nécessiterait de plus amples développements…et de nouveaux articles de blog à rédiger !

Disons simplement qu’une confiance retrouvée fait baisser les coûts et augmente la responsabilisation des acteurs.

Alors, qu’en pensez-vous ? Existe t-il une écologie de la gestion de projet ?

Cet article ne constitue qu’une première ébauche demandant à être enrichie de vos témoignages, critiques et expériences !

Article rédigé par Sophia Rifaï (voir son profil LinkedIn) et Laurence Vallée

* L’article concerne principalement les projets de transformation organisationnelle avec une composante SI forte.

Catégories
Contribuer au changement

Communication projet : trouver la « bande passante » adaptée à vos besoins

Comment faire entendre la voix de votre projet

Pour le chef de projet, la communication projet peut s’avérer un exercice délicat, voire décevant. La multiplicité des projets au sein de l’entreprise, la place prise par les projets « phares » – plan d’entreprise, actions commerciales – laisse parfois peu d’opportunités de faire entendre votre projet : plus aucun espace disponible pour le moindre entrefilet dans la newsletter d’entreprise, projet ne cadrant pas avec la ligne éditoriale de l’intranet, budget infographie déjà entièrement consommé…

Courage !

Cet article vous propose quelques conseils et « trucs et astuces » pour trouver et optimiser la « bande passante » adaptée à votre communication projet.

Faire appel aux pro de la communication

Le vaillant chef de projet que vous êtes se rapprochera des équipes de la Direction de la Communication Interne pour cadrer la communication projet :

  • Pour quoi communiquer ? Les « messages » à transmettre.
  • Pour qui communiquer ? Une liste précise des populations concernées par la communication projet.
  • Quand communiquer ? Une première ébauche de planning de communication.
  • Avec quels moyens communiquer ? Les éléments budgétaires (portés par le projet, la Direction de la Communication…).

Donner du poids à votre communication projet

Lorsque vous prendrez contact avec la Direction de la Communication pour demander votre part de la « bande passante » (newsletters, intranet, actions spécifiques), il est fort probable que le plan d’entreprise et les opérations commerciales du trimestre en auront déjà pré-empté la plus grande partie…Il vous faut donc trouver le moyen de donner du poids à votre communication projet pour justifier d’occuper la « bande passante ».

Faire appel au sponsor du projet

Si votre projet bénéficie d’un sponsor, ce dernier sera probablement ravi que vous lui proposiez d’intervenir via un entretien ou une vidéo pour parler du projet qu’il parraine. Vous vous appuierez ainsi sur « les mots du sponsor » pour relayer la communication projet au sein des populations ciblées.

Il vous faut cependant vous s’assurer que ce sponsor est une figure connue et reconnue parmi les populations que cible votre communication. Faire appel au Directeur de la Conformité pour s’adresser à des populations commerciales ne garantit pas un succès immédiat…

Rapprocher votre communication projet  de celle d’un grand programme

La taille de votre projet ne vous permet peut-être pas d’être considéré comme sujet prioritaire lors des comités de rédaction des newsletters internes et votre budget de communication est peut-être extrêmement réduit. Dans ce cas, il peut s’avérer indispensable de se rapprocher d’un projet « poids lourd », d’un programme prioritaire voire du plan d’entreprise pour pouvoir être embarqué dans la « bande passante » établie par la Direction de la Communication. Il vous reviendra de démontrer au directeur de programme concerné et à la Direction de la Communication en quoi il est pertinent d’intégrer votre projet dans leur plan de communication (lisibilité, perception par les utilisateurs d’une réflexion et communication globales par la Direction Générale, cohérence entre projets, etc.).

Bien choisir votre approche et les canaux de communication

Parler aux utilisateurs de ce qui les intéressent !

Vous êtes sans doute très fier/fière de la technologie dernier cri utilisée pour le développement de votre projet ou même des subtilités juridiques de ce nouveau projet réglementaire…le hic…c’est que cela n’intéresse pas les futurs utilisateurs, des commerciaux qui ont l’oeil rivé sur leurs objectifs commerciaux ! Si vous devez vous adresser à des commerciaux parlez ventes, des financiers ROI, des spécialistes marketing « consumer experience ». Oubliez votre projet et parlez aux utilisateurs de leur propre métier…pas du vôtre !

Les professionnels de la communication (Direction de la Communication) vous aideront à effectuer cette « transposition » pour vous rapprocher des centres d’intérêt des populations auxquelles est destinée votre communication projet.

Faire appel aux équipes de communication décentralisées

Les grandes structures disposent d’une Direction de la Communication Interne mais aussi d’équipes de communication décentralisées ou spécialisées par domaine, au plus près des utilisateurs visés par votre projet. Vous gagnerez à les identifier, vous rapprocher d’elles et mettre en place avec leur support une communication « terrain » qui pourra se présenter comme une déclinaison de la communication diffusée par la Direction de la Communication Interne.

Initier et favoriser la communication virale

Faire parler de votre projet sur les blogs de l’entreprise, les espaces managériaux, les communautés en lien avec le domaine traité par votre projet peut s’avérer très efficace, notamment pour obtenir des retours (« feedbacks ») des utilisateurs. Vous pouvez faire appel à vos alliés, vos « amis » pour initier la communication virale.

SI votre projet n’est pas éligible à une communication urbi et orbi, visez une communication projet opérationnelle, de proximité !

Et vous, quels autres « trucs et astuces » utilisez-vous pour faire entendre la voix de votre projet et optimiser sa « bande passante » ?

Illustration pour communication projet

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Catégories
Comprendre le changement

Le printemps des chatbots

Les chatbots arrivent dans nos vies quotidiennes

Vous n’aimez pas que la caissière ne réponde pas à votre bonjour ? Vous serez sensible au chatbot qui reste poli avec vous et reformule vos propos calmement !

La vingtième étude de l’Institut de la qualité de l’expression, présentée le 23 mars 2017 portait sur le langage des chatbots. Si le terme ne vous est pas familier, cela ne vous empêche pas d’avoir probablement déjà dialogué avec l’un de ces chat robots sur des sites tels que ceux de Blablacar, Sncf-voyages, H&M, Axa, Orange, etc.

Dialogue avec un chatbot

Les chatbots sont aujourd’hui utilisés pour vous informer, vous aiguiller, vous vendre un produit ou un service, vous assister, animer et vous divertir.

En ligne, on ne sait pas toujours si l’on est en train de dialoguer avec un robot et il arrive que l’on ne puisse identifier le moment où un humain prend le relais. Pourtant cette indication apporterait clarté pour le consommateur.

Contrairement à la vendeuse qui aura oublié vos goûts entre deux passages, le chatbot mémorisera chacune des informations que vous lui communiquerez et le deep-learning fera des prouesses pour vous conseiller au mieux !

chatbots magnolias Palais Royal

Le langage des chatbots

L’institut de la qualité de l’expression apporte quelques précieuses recommandations :
– Le langage du chatbot doit être cohérent avec les traits de personnalité de la marque ou du site.
– L’humour doit être « rafraîchi » car il vieillit mal.
– Attention aux robots trop bavards !
– Le langage doit être revu très régulièrement.

Plus globalement, l’entreprise qui veut se doter d’un chatbot gagne à réfléhir en amont à sa stratégie plutôt que de se précipiter sur le dernier outil d’IA disponible…Pas facile quand la pression est grande…Mais les premiers partis ne seront pas nécessairement les premiers arrivés.

La capacité du chatbot à parler « comme vous », voire à parler « comme vous voulez que l’on vous parle » a un côté enfermant qui nécessite vigilence…

 

Si votre curiosité a été piquée par ce billet sur les chatbots, vous lirez avec intérêt Dis Siri de Nicolas Santolaria ou encore A quoi rêvent les algorithmes de Dominique Cardon.

N’hésitez pas à nous faire part de vos anecdotes d’échanges avec des chatbots ! Anecdotes énervées, tendres, admiratives ou humoristiques !

PS : ce billet a été écrit par un humain 😉

Catégories
Piloter le changement

La boîte à outils du chef de projet

Les outils à la disposition du chef de projet

J’emprunte le titre de mon billet de la semaine au livre de Jérôme Maes et François Debois, La boîte à outils du chef de projet, chez Dunod.

Dans les formations à la gestion de projet, les outils du chef de projet sont bien souvent présentés classés par phase du cycle de vie du projet. Il s’agit donc d’utiliser tel outil à telle phase du projet.

Par ailleurs, nombre de Directions Générales se plaignent que les chefs de projet, métiers ou SI, ne s’approprient pas suffisamment les outils mis à leur disposition au sein de l’entreprise.

Indépendamment des outils eux-mêmes, je me suis demandée s’il était envisageable de présenter et classer les outils autrement que par phase du projet, avec un ordonnancement qui soit plus propice à leur appropriation par les chefs de projet. J’en suis ainsi arrivée à l’idée de classer les outils par mission du chef de projet.

Illustration pour article blog Repères sur le changement en entreprise

Les missions du chef de projet en verbes d’action

Pour commencer, identifions les missions du chef de projet sous forme de verbes d’action :

  • Animer
  • Anticiper
  • Clore le projet
  • Communiquer
  • Coordonner
  • Décider ou faire décider
  • Déléguer
  • Eclairer, clarifier
  • Expliquer
  • Faciliter
  • Gérer les conflits
  • Gérer les risques
  • Gérer les situations de crise
  • Gérer l’incertitude
  • Influencer
  • Informer
  • Maîtriser l’avancement du projet
  • Organiser
  • Piloter les coûts
  • Prendre du recul
  • Réfléchir, élaborer
  • Résoudre.

Ceci n’est qu’UNE liste possible.

Ouvrir le bon compartiment de la boîte à outils

Il s’agit ensuite d’affecter à chaque mission/verbe d’actions les outils susceptibles d’aider le chef de projet à accomplir sa mission.
Pour accrocher un tableau, c’est « cool » d’avoir à sa disposition clou et marteau.
Pour décider et faire décider, c’est utile d’avoir connaissance de certains outils. cf l’article décision et changement, par exemple.

Avec un classement des outils par mission du chef de projet, il suffit alors d’ouvrir le compartiment correspondant à la mission à accomplir.

Si vous avez envie d’en savoir plus sur cette approche, n’hésitez pas à me contacter !

S’approprier les outils et en créer soi-même !

Pouvoir ouvrir un compartiment de la boîte à outils pour répondre à un besoin donné permet de ne pas rester sur ses habitudes, utiliser toujours les mêmes outils, mais prendre conscience de l’ensemble de la palette disponible et choisir en toutes connaissances l’outil le plus adapté à son besoin du moment.

De là à créer son propre outil ou adapter un outil existant, il n’y a qu’un pas ! Quelle belle façon de s’approprier les outils du chef de projet !