Il était une fois, dans une grande entreprise nichée au cœur d’une métropole moderne, un responsable de département DSI nommé Karim. Il orchestrait une revue de portefeuille projets qui ressemblait plus à un tunnel sans fin qu’à une réunion constructive. 40 projets à passer en revue en seulement 1h30, c’était la recette parfaite pour des bâillements discrets et des regards appuyés vers les smartphones.
Un soir, alors qu’il restait seul dans son bureau à contempler les slides de la prochaine revue, une lueur bleutée apparut soudainement. Dans un tourbillon de pixels lumineux se matérialisa la fée Néï, experte en conduite du changement.
« Je perçois ton désarroi, Karim, » dit-elle avec un sourire bienveillant. « Tes revues de portefeuille sont devenues un rituel sans âme, où l’on court après le temps sans créer de valeur. »
Karim soupira. « Comment puis-je transformer ces réunions en quelque chose d’utile ? Les participants semblent plus préoccupés par leurs mails que par les présentations des projets. »
La fée agita sa baguette magique. « La magie du changement réside dans l’art d’écouter et d’impliquer. As-tu déjà demandé à tes participants ce qu’ils pensent de ces réunions ? »
« Je… non, » admit Karim.
« Voici mes conseils, » poursuivit Néï.
- Prépare tes réunions comme un chef d’orchestre prépare son concert. Pose-toi les bonnes questions : est-il vraiment nécessaire de passer en revue les 40 projets à chaque fois ? Quelle est la valeur ajoutée de la présentation orale par rapport à la présentation remise aux participants ? Les participants prennent-ils le temps de parcourir les slides de synthèse avant la réunion ?…
- Lance une consultation auprès de tes participants : leurs frustrations cachent des trésors d’amélioration.
- Teste 1 ou 2 changements à la prochaine revue. Ajuste en fonction des retours des participants. Et continue d’améliorer !
Les yeux de Karim s’illuminèrent. « Et si pour le dernier quart d’heure de la réunion, nous tirions au sort 2 ou 3 projets pour une présentation en 3 points définis à l’avance ? »
« Pourquoi pas ! » s’exclama la fée. « Une dose de hasard permet de tenir en alerte tous les potentiels intervenants ! » Dans les semaines qui suivirent, Karim mit en œuvre les conseils de la fée Néï. Il organisa un atelier pour recueillir les suggestions de chacun, remodela le format des revues, et instaura un système de rotation des projets présentés en fonction de leur actualité.
Epilogue
Six mois plus tard, les revues de portefeuille étaient devenues des moments attendus par tous. L’engagement des participants avait transformé ces réunions en véritables sessions de collaboration. Karim avait appris que la vraie magie du changement ne résidait pas dans une baguette enchantée, mais dans l’art d’écouter, d’impliquer et d’oser transformer les habitudes établies. Quant à la fée Néï, elle continuait de veiller sur les managers en quête de changement, rappelant à tous que la plus grande des magies est celle de la transformation collective.