Pour les timides : n’hésitez pas à chatouiller le dauphin avec votre souris (électronique !)…
Ce nuage de mots a été créé à partir des titres et sous-titres des billets du blog du mois de mars.
Catégorie : Piloter le changement
Le chercheur et le changement, entretien avec Frank Lafont
La réunion en questions
Ce billet s’inscrit dans la suite de l’article intitulé La boîte à outils du chef de projet.
La réunion, les instances de travail et de pilotage sont des outils essentiels dans le déroulement d’un projet et la mise en oeuvre du changement. Pourtant….Eh oui ! La réunionite fait bien des dégâts. Contrairement à la grippe ou la gastro elle n’est pas saisonnière et frappe toute l’année.
Je prévois de consacrer plusieurs articles à la réunion, sa préparation, son animation, les suites à lui donner et le rôle des participants mais aujourd’hui je me contenterai de partager avec vous quelques observations à partir des réponses fournies par un échantillon très certainement non représentatif…mais dont les réponses à mon questionnaire (7 questions, dont 5 ouvertes) m’ont paru très représentatives !!
Je vous en propose ici une synthèse.
Qu’évoque le terme « réunion » ?
Sans surprise, la perte de temps, la durée trop longue, les retards reviennent souvent dans les réponses. Réunion est associée à décision. Une décision souhaitée mais qui n’arrive pas.
Autre type de réponse : l’accent est mis sur l’opportunité d’échange, de partage, de débat.
Enfin, certaines réponses font état du travail demandé par les réunions : la préparation, l’organisation sont citées.
La gestion du temps, objet des principales critiques, relève de la responsabilité de l’animateur. Et la gestion du temps, oui, ça s’apprend ! La cause n’est donc pas désespérée, loin de là ! 😉
Et l’animateur ? Et l’animatrice ?
En cohérence avec les réponses apportées à la première question, l’animateur ou animatrice est jugé(e) :
– « insuffisant(e), dans sa manière d’animer » dans les deux tiers des cas.
– « bon/bonne, dans sa manière d’animer » dans un tiers des cas.
La réponse « excellent(e) » n’a jamais été choisie.
Ce qui est jugé insuffisant dans la manière d’animer porte principalement sur :
– les objectifs de la réunion : difficulté à amener la prise de décision, non atteinte des objectifs, voire même absence d’objectifs.
– la non maîtrise du temps.
– le manque de préparation de la réunion.
– le manque de cadrage de la réunion.
Sont également cités :
– le manque d’énergie de l’animateur, qui « sape » celle des participants.
– le manque d’écoute, d’attention portée aux participants.
Mon avis : décidément, rien n’est perdu ! Définir des objectifs, aider les participants à les atteindre, maîtriser le temps, préparer la réunion, la cadrer, tout ça, ça s’apprend et ça se travaille ! Ecouter l’autre, ça aussi ça s’apprend !
Portrait de l’animateur idéal ou de l’animatrice idéale
« On ne se sent pas en réunion »
« Enthousiaste »
« Respect de l’objectif, respect du timing »
« Commencer à l’heure et finir à l’heure »
« Que tout le monde se sente impliqué »
« Donner du temps de parole à tous »
« Provoquer et organiser les échanges de points de vue »
« Amener des corrélations entre points de vue »
Les attentes vis-à-vis de l’animateur sont à la fois très fortes et de natures différentes :
– cadrage de la réunion qui requiert organisation, rigueur et autorité.
– attention portée à chacun qui exige écoute, bienveillance, capacité à créer du lien ou le faciliter.
– une forme de dépassement qui requiert une forme d’exemplarité et d’énergie personnelle.
Un des répondants l’a très justement fait remarquer : l’animateur est, qu’il le veuille ou non, le centre d’attention le temps de la réunion.
Votre plus grande difficulté en tant qu’animateur ?
A chacun sa réponse…Cependant, on peut tenter de grouper les réponses par thème de vigilance :
– la maîtrise du groupe : s’assurer que tous les participants restent concentrés, gérer les conflits.
– la satisfaction de chacun : que chacun sorte « content » de la réunion, que les attentes de chacun aient été traitées.
– la valeur ajoutée de la réunion : atteindre les objectifs.
– la préparation de la réunion.
Certaines des réponses montrent donc un niveau d’exigence très élevé de l’animateur vis-à-vis de lui-même.
Les éléments présentés ici ne sont pas propres au chef de projet ou aux réunions animées par le chef de projet. Dans les prochains articles sur le sujet je me centrerai sur les spécificités des instances de pilotage et de travail à organiser par le chef de projet.
Merci encore à chacune des personnes ayant accepté de répondre au questionnaire.
A bientôt pour de nouvelles approches de la réunion comme outil essentiel du chef de projet.
Illustrations : Ice watch, Place du Panthéon, dans le cadre de la COP21.
Les outils à la disposition du chef de projet
J’emprunte le titre de mon billet de la semaine au livre de Jérôme Maes et François Debois, La boîte à outils du chef de projet, chez Dunod.
Dans les formations à la gestion de projet, les outils du chef de projet sont bien souvent présentés classés par phase du cycle de vie du projet. Il s’agit donc d’utiliser tel outil à telle phase du projet.
Par ailleurs, nombre de Directions Générales se plaignent que les chefs de projet, métiers ou SI, ne s’approprient pas suffisamment les outils mis à leur disposition au sein de l’entreprise.
Indépendamment des outils eux-mêmes, je me suis demandée s’il était envisageable de présenter et classer les outils autrement que par phase du projet, avec un ordonnancement qui soit plus propice à leur appropriation par les chefs de projet. J’en suis ainsi arrivée à l’idée de classer les outils par mission du chef de projet.
Les missions du chef de projet en verbes d’action
Pour commencer, identifions les missions du chef de projet sous forme de verbes d’action :
- Animer
- Anticiper
- Clore le projet
- Communiquer
- Coordonner
- Décider ou faire décider
- Déléguer
- Eclairer, clarifier
- Expliquer
- Faciliter
- Gérer les conflits
- Gérer les risques
- Gérer les situations de crise
- Gérer l’incertitude
- Influencer
- Informer
- Maîtriser l’avancement du projet
- Organiser
- Piloter les coûts
- Prendre du recul
- Réfléchir, élaborer
- Résoudre.
Ceci n’est qu’UNE liste possible.
Ouvrir le bon compartiment de la boîte à outils
Il s’agit ensuite d’affecter à chaque mission/verbe d’actions les outils susceptibles d’aider le chef de projet à accomplir sa mission.
Pour accrocher un tableau, c’est « cool » d’avoir à sa disposition clou et marteau.
Pour décider et faire décider, c’est utile d’avoir connaissance de certains outils. cf l’article décision et changement, par exemple.
Avec un classement des outils par mission du chef de projet, il suffit alors d’ouvrir le compartiment correspondant à la mission à accomplir.
Si vous avez envie d’en savoir plus sur cette approche, n’hésitez pas à me contacter !
S’approprier les outils et en créer soi-même !
Pouvoir ouvrir un compartiment de la boîte à outils pour répondre à un besoin donné permet de ne pas rester sur ses habitudes, utiliser toujours les mêmes outils, mais prendre conscience de l’ensemble de la palette disponible et choisir en toutes connaissances l’outil le plus adapté à son besoin du moment.
De là à créer son propre outil ou adapter un outil existant, il n’y a qu’un pas ! Quelle belle façon de s’approprier les outils du chef de projet !
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MOOC Gestion de projet
ABC de la gestion de projet
Peut-être faites-vous partie des 21 000 inscrits à la sixième édition du MOOC ABC de la gestion de projet, conçu par Rémi Bachelet, enseignant-chercheur à l’Ecole Centrale de Lille ?
Le contenu
Ce MOOC (Massive Open On line Course), le premier MOOC certificatif français, présente de façon très claire les fondamentaux de la gestion de projet :
- Qu’est-ce un projet ?
- L’organisation projet
- Les différentes phases d’un projet
- Les outils de la gestion de projet
- Les « points durs »
- 10 modules optionnels parmi lesquels le management de l’équipe projet, le management visuel du projet, la gestion des risques, les méthodes et outils de résolution de problème, du projet à l’action entrepreneuriale…
Mes préférences
Ce que j’ai particulièrement aimé dans ce MOOC :
- La clarté de chaque cours, la structuration de chaque vidéo. Certains pourraient trouver qu’elles sont trop « scolaires »; pour ma part j’apprécie leur capacité à donner une base solide à l’apprenant, tout en l’invitant à aller plus loin dans sa réflexion et son apprentissage.
- La place donnée aux outils collaboratifs. En ces temps de transformation numérique, cela me paraît pleinement justifié.
- Le module sur les cartes conceptuelles. A titre personnel, j’ai ainsi appris la différence entre une carte conceptuelle et une « mind map » ou carte mentale.
- La mise à disposition des ressources, y compris des outils comme des modèles de compte-rendu ou de calcul de VAN (Valeur Actuelle Nette).
Tout au long du MOOC j’ai perçu générosité et cohérence de la part de toute l’équipe du MOOC, des qualités auxquelles la responsable de projet que je suis a été sensible !
Quelques suggestions pour une prochaine édition
- Les méthodes agiles, mentionnées en conclusion du cours, mériteraient peut-être un module optionnel.
- Des thématiques telles que l’art d’influencer sans autorité hiérarchique, les mécanismes de la prise de décision (voir mon billet sur décision et changement) et la conduite du changement gagneraient à prendre une place plus importante dans ce MOOC.
Maintenant je vous laisse, il faut que j’aille répondre aux quiz de mon second module optionnel…😉
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Ré-enchanter le monde
Au programme de l’alumni day ESCP Europe : ré-enchanter le monde
Avec Jacques Attali, Clara Gaymard, mais aussi Jean-Pierre Letartre (EY), Vincent Ricordeau (KissKissBankBank) et Elisha Karmitz (MK2), le 6 octobre 2015 dans les locaux de l’ESCP Europe, avenue de la République à Paris.
Commencer par ré-enchanter sa vie
Jacques Attali nous invite à commencer par ré-enchanter notre vie, oser penser notre vie comme une oeuvre d’art, la rêver pour que la réalité puisse advenir. Se demander chaque jour : qu’ai-je fait aujourd’hui pour enchanter ma journée et celle des autres ?
« Enchanter » c’est faire avec la puissance de la pensée magique. La raison n’est qu’une infime partie de notre force, n’oublions pas celle très puissante de la pensée magique. Nous (L’Occident) sommes faibles aujourd’hui parce que nous n’avons plus le discours qui porte la puissance de la pensée magique alors que c’est par la parole que nous pouvons créer les conditions de l’avenir que nous voulons.
Le mal est plus fort que le bien en cela que le mal est la stabilité, comme la mort. Le bien lui est construction, fragilité dans le changement, le mouvement.
Pour se créer soi-même, accepter d’abord de se perdre
Clara Gaymard nous rappelle que le chemin de la création de soi (distinct de la construction de soi) passe par l’acceptation de se perdre.
Nous vivons selon elle des temps à la fois fascinants et terrifiants et nous sommes tous comme Alice au pays des merveilles. Nous devons accepter que les repères avec lesquels nous vivons ne sont plus les bons. Se créer soi-même constitue une leçon d’humilité.
Enfin, citant Saint-Exupéry pour qui l’avenir n’est pas à prévoir mais à rendre possible, Clara Gaymard appelle de ses voeux la transformation de l’économie « disruptive » en économie distributive.
« A French guy«
Jean-Pierre Letartre (EY) raconte les murmures étonnés, voire dubitatifs « A French guy… » lors de l’attribution à Monaco du prix mondial de l’entrepreneur de l’année 2015 à Mohed Altrad, Français émigré syrien, premier Français à recevoir ce prix et magnifique exemple d’une personne qui a su ré-enchanter sa vie !
Pour ré-enchanter la France, il faut prendre conscience que les atouts de ce pays correspondent particulièrement bien à plusieurs des grandes attentes économiques actuelles et de demain :
- mettre en place de nouvelles infrastructures et gérer des ressources fondamentales comme l’eau –> réussite de plusieurs groupes d’origine française dans ce domaine
- créer des produits porteurs d’émotion –> la fameuse French touch, la sensibilité française, le + français
- répondre au rôle grandissant des mathématiques dans les nouvelles technologies –> qualité et renommée des mathématiciens français
- équilibrer vie privée et vie professionnelle –> les Français sont vigilants à cet équilibre
- disposer d’une « vraie » qualité de vie –> image véhiculée par la France dans le monde entier.
Jean-Pierre Letartre termine son intervention sur la nécessité de changer le management et créer une « disruption » managériale…qu’il a commencé à initier chez EY.
Une utopie devenue réalité : KissKissBankBank
Après avoir vérifié que tout le public présent dans l’auditorium de l’ESCP avait déjà entendu parler du financement participatif, Vincent Ricordeau l’annonce tout de go : l’utopie du financement participatif est devenue réalité. 35 milliards USD sont versés sur les plateformes de financement participatif.
Les projets en eux-mêmes sont des utopies qui deviennent réalité, par le financement participatif.
Vincent Ricordeau conclut son intervention sur sa vision de la responsabilité de l’entrepreneur : résoudre des problèmes. Ceux des autres.
Une autre utopie devenue réalité : MK2
Ou comment le cinéma peut ré-enchanter la vie. Elisha Karmitz, fils de Marin Karmitz retrace l’histoire de MK2, sans omettre les avertissements de ses détracteurs tout au long du parcours qui a mené MK2 de 3 à 25 salles en Europe, en 40 ans. On lui avait prédit l’échec en Espagne mais dans ce pays MK2 est en avance de 2 ans sur ses objectifs de croissance. A l’heure du streaming, les clients continuent de venir dans les salles MK2 parce que « chez MK2, c’est différent ». Au MK2 de la BNF vous trouverez…une boutique de DVD ! Eh oui ! Sans oublier des cours de danse ou des cours de philo. Et maintenant il y a aussi l’expérience du Cinéma Paradiso au Grand Palais ! « Cinéma, food et clubbing »…la version moderne de « la place du village » ! Elisha Karmitz termine en précisant « Sans les nouvelles technologies, réaliser Cinéma Paradiso en 3 jours n’aurait pas été possible ! ».
En réaction à la présentation d’Elisha Karmitz, Maëva Tordo (Blue Factory) a lancé « A quand des loveseats à l’ESCP !? »…
Et maintenant ? A vous de ré-enchanter le monde !…Toute occasion est bonne : votre prochaine animation d’un comité de pilotage, la prochaine soirée en famille, le prochain trajet dans un métro bondé 😉
PS : le terme « disruptif » ayant été utilisé par deux intervenants, je vous invite à lire le billet Changement, transformation, innovation…le tout disruptif SVP !
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« Impose tes règles »
Slogan « décomplexé » ?
Une marque de produits destinés notoirement aux jeunes a lancé cet été une campagne publicitaire avec comme slogan « Impose tes règles ». Inutile de citer cette marque…que vous avez sans doute déjà pu identifier.
Stupeur, tremblements et perte de sens
« Impose tes règles » : impose tes règles à qui ? Aux autres, bien sûr ! A toi-même ? Hum….Au fait, les autres ont tous le droit de t’imposer leurs règles alors ? ça marche comment au bout du compte ?…ça crée quoi ?…ça apporte quoi ?…
La prochaine fois qu’un consommateur volera un produit de la marque en question je suppose que cette dernière ne manquera pas de se féliciter que son client ait mis en pratique son exhortation à imposer ses propres règles. Non ? Ah bon…
Je me suis demandée ce qui avait bien pu passer par les têtes des publicitaires, hommes et femmes marketing de l’entreprise en question pour en arriver au choix de ce slogan…Une telle campagne publicitaire ne peut qu’avoir été validée par la Direction Générale de la marque…Aurait-elle oublié ce qu’est une règle, à quoi elle sert et comment on l’utilise ?
Bien évidemment, si chacun impose sa règle, autant dire qu’il n’y a plus de règle mais seulement le fait du prince à la portée de tous.
La règle tout au long du projet
Le thème de ce blog étant le changement en entreprise, je centrerai le billet de cette semaine sur l’utilisation de la règle ou des règles tout au long du projet de changement, par le responsable de projet.
Quelques évidences, bonnes à rappeler :
- expliciter les règles
Des règles de fonctionnement des réunions aux règles de validation de chaque étape du projet en passant par les règles des processus, le responsable de projet a tout intérêt à expliciter aux acteurs du projet les règles utilisées. Surtout, ne pas croire que chacun connaît ces règles perçues par le chef de projet comme « évidentes ».
- remettre la règle au centre comme on remet la balle au centre
Chacun connaît bien ces moments où règne le « n’importe quoi », où certains semblent oublier l’objet de leur présence en réunion, l’objectif recherché, où la fatigue, le découragement, le manque de professionnalisme l’emporte. C’est le moment pour le responsable de projet ou l’animateur de la réunion de remettre la règle au centre comme on remet la balle au centre.
- faire respecter les règles
Le responsable doit savoir faire respecter les règles, tout au long du projet. Cela fait partie de la « rigueur » nécessaire à l’exercice du métier de chef de projet. Rigueur ne voulant pas dire rigidité, le responsable peut cependant choisir de ne pas respecter une règle mais cette décision devra être explicitée et prise…suivant les règles !
- savoir être flexible
Savoir faire respecter les règles n’exclut pas l’art d’être flexible quand l’intérêt global du projet est en jeu. Pour influencer sans lien hiérarchique, le responsable de projet doit se montrer flexible.
En revanche, l’arbitraire du « Impose tes règles » ne fait pas partie du comportement à adopter par un responsable de projet !
Mettre en place une nouvelle règle
Très souvent (toujours ?), le livrable du projet suppose la mise en place de nouvelles règles ou le changement de règles.
Là encore, quelques « évidences », bonnes à rappeler :
- formuler la règle (ne pas la laisser non-dite ou supposée connue)
Exemple : pour disposer d’un bureau individuel, le manager doit être hiérarchique d’au moins 10 personnes
- s’assurer de la compréhension univoque de la règle par tous
Exemple : le manager qui gère une équipe de 11 personnes dont 8 « internes » et 3 « externes » a t-il droit à un bureau individuel ?
- anticiper la gestion de la règle dans le temps
Exemple : si le manager remplit son objectif de baisse des effectifs et réduit son équipe à 8 personnes, perdra t-il son bureau individuel ?
- préciser le contrôle du respect de la règle dans le temps
Exemple : le bon respect de la règle est-il vérifié une fois par an ? tous les 3 ans ? ….jamais ?
- anticiper les demandes d’exception
Exemple : le manager qui gère des dossiers particulièrement sensibles et confidentiels mais n’encadre personne en direct ne devrait-il pas disposer d’un bureau individuel ?
- vérifier la faisabilité de la règle
Penser à ceux qui auront à appliquer cette règle !
- réfléchir aux modalités de révision de la règle
Dans un monde qui bouge, il est illusoire, voire peu professionnel de penser que la nouvelle règle est « gravée dans le marbre ». Il est donc prudent de prévoir des modalités de révision de la règle. Faute de quoi, la durée de vie de la bonne application de la règle risque de s’avérer fort courte.
Cette liste n’est bien évidemment pas exhaustive !
Et toujours, pour le responsable de projet, faire émerger, clarifier et éclairer avant de faire valider l’instauration d’une nouvelle règle en apportant une vision la plus globale possible, intégrant au mieux la dimension « temps », l’évolution dans le temps. La règle est faite pour pouvoir durer tout le temps qu’elle est nécessaire. Elle n’est pas faite pour répondre à un besoin « instantané » souvent mal analysé ni au « caprice du moment ». Faute de quoi la contre-règle succèdera trop rapidement à la règle semant doute, consternation et démotivation parmi les collaborateurs.
11 citations sur le changement, d’Héraclite à Francis Blanche
Cette semaine, j’ai eu envie de vous faire partager quelques citations sur le changement, connues ou moins connues mais toutes stimulantes !
L’évolution ne connaît pas la marche arrière. Boris Cyrulnik
On ne se baigne jamais deux fois dans le même fleuve. Héraclite d’Ephèse
On ne se baigne jamais deux fois dans le même sapiens. Alain Prochiantz, neurobiologiste, académicien et administrateur du Collège de France
Il n’existe rien de constant si ce n’est le changement. Bouddha
Ce n’est pas la plus forte ni la plus intelligente des espèces qui survivra mais celle qui sera la plus apte à changer. Charles Darwin.
Le monde déteste le changement, c’est pourtant la seule chose qui lui a permis de progresser. Charles F. Kettering, inventeur, homme d’affaires
Mieux vaut prendre le changement par la main avant qu’il ne nous prenne par la gorge. Sir Winston Churchill
Face au monde qui bouge, mieux vaut penser le changement que changer le pansement. Francis Blanche
La folie, c’est de se comporter de la même manière et s’attendre à un résultat différent. Albert Einstein
Traitez les gens comme s’ils étaient ce qu’ils pourraient être et vous les aiderez à devenir ce qu’ils sont capables d’être. Johann W. von Goethe
Vous devez être le changement que vous voulez voir dans ce monde. Gandhi
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Décision et changement
Pourquoi s’interroger sur le thème décision et changement
J’avais prévu d’écrire quelques lignes sur le thème décision et changement pour rappeler que décider n’est pas changer. Pour autant, la mise en oeuvre réussie d’un changement nécessite nombre de décisions, tout au long du projet qui structure la conception et la conduite du changement. Il faudrait aussi s’interroger sur ces changements qui semblent ne pas nécessiter de prise de décision.
Décider n’est pas changer
Nous le savons tous, il ne suffit pas de le décider pour que le changement advienne. « J’ai décidé de perdre 5 kg ». « J’ai décidé d’arrêter de fumer. » « J’ai décidé d’arrêter de me plaindre ». Ah ! Si seulement il suffisait de le décider….
Pourtant, dans le monde du travail, il arrive que certains l’oublient et croient qu’il suffit de décréter le changement pour qu’il advienne. La réalité leur montrera leur erreur mais comme les dégâts auront déjà été causés il vaut mieux, si vous êtes en position de le faire, proposer à ces personnes de lancer un projet et désigner un/e responsable de projet dont l’objectif sera la bonne mise en oeuvre de ce changement si rapidement décrété.
Décider tout au long du projet
Le/la responsable de projet, en charge de mettre en place le changement, est notamment responsable de définir et structurer l’ensemble des décisions qui sont nécessaires au bon aboutissement du projet. C’est à lui que revient des tâches clés pour la réussite du projet de changement :
- identifier toutes les décisions à prendre
- organiser les prises de décision
- communiquer les décisions prises
- mettre en oeuvre les décisions prises
- assurer un suivi de la mise en oeuvre des décisions prises
- rappeler le sens des décisions prises : garder la mémoire, le fil rouge des décisions prises tout au long du projet.
Les instances de décision
Le responsable de projet doit veiller à ce que les instances de décision soient connues de tous les acteurs concernés et que leurs règles de fonctionnement soient explicites…et pertinentes pour le projet. Il revient notamment au responsable de projet de créer le comité de pilotage du projet.
L’objet de cet article n’est pas de décrire la minutieuse préparation du comité de pilotage qui relève des tâches du responsable de projet mais de proposer quelques outils très simples pour faciliter la bonne prise des décisions attendues du comité de pilotage.
Les responsables de projet aguerris savent bien la propension de certains comités de pilotage à s’improviser groupes de brain-storming au moment de prendre une décision difficile….Si le responsable de projet est l’animateur du comité de pilotage il devra veiller à rappeler leur rôle aux éminents membres du comité de pilotage…;-). Même si cela est chronophage, le responsable de projet aura tout intérêt à préparer le comité de pilotage avec les participants clés, en bilatéral, de façon à désamorcer et éviter toute mauvaise surprise en séance.
Plutôt que de rédiger un long compte-rendu de réunion qui ne sera lu par personne, j’invite les responsables de projet ou secrétaires de comité à :
- rédiger un relevé de décision et non pas un compte rendu.
- rédiger ce relevé de décision pendant la réunion. Utiliser le dernier quart d’heure de la réunion pour noter devant tout le monde (vidéoprojecteur) les décisions qui viennent d’être prises.
- faire valider ce relevé de décision en séance.
Recette du relevé de décision en séance
Préparer votre relevé de décisions avant la réunion : vous connaissez les décisions que vous soumettez aux membres du comité et dans certains cas, vous pouvez même préparer la structure de la réponse (oui/non, option basse/option haute, etc.).
Rédiger la version finale du relevé devant tout le monde (vidéoprojecteur), ce qui permettra aux participants d’y ajouter leurs remarques « en direct ».
Enfin, procéder à la validation du relevé de décision « en direct ».
J’ai expérimenté cette pratique dans des instances inter-professionnelles qui utilisaient auparavant la méthode du compte rendu reprenant quasiment in extenso les propos des participants et faisant l’objet de multiples allers retours avant d’être enfin validé, plusieurs jours, voire plusieurs semaines après la tenue de la réunion. Lors des deux ou trois premières réunions avec la méthode de relevé de décision en séance, certains ont été surpris mais quelque temps plus tard, personne n’aurait voulu revenir à l’ancien système et j’ai appris que cette pratique avait été adoptée dans d’autres instances.
Vous l’avez bien compris, cette façon de faire est pertinente pour une instance de décision…pas pour un groupe de créativité !
Les prises de décision
Le responsable de projet doit s’assurer du mode de prise de décision : une décision est-elle prise à l’unanimité du comité de pilotage ? Ou celui qui parle le plus fort l’emporte t-il ?…
Il est de la responsabilité du chef de projet de s’assurer que ceux qui ont la tâche de décider disposent des informations pertinentes pour le faire. Evidence me direz-vous ? Evidence pas si évidente que ça dans la pratique…Le responsable de projet doit vraiment être vigilant à la qualité et pertinence des informations qui vont conduire à la prise de décision. Il revient aussi au responsable de projet de présenter au mieux l’objet de la décision, ses enjeux et conséquences.
En résumé, le responsable de projet doit éclairer celui qui s’apprête à décider, afin de faciliter son choix :
- qualité et pertinence des informations
- clarté de la présentation des termes de la décision à prendre.
Le directeur de projet doit aussi s’assurer que le décideur a bien compris la décision qui lui est demandé. Le responsable de projet qui travaille à 200% sur son cher projet oublie que les membres du comité de pilotage ne voient souvent son cher projet que comme un objet un peu exotique, leur participation se résumant à 2 heures de comité de pilotage mensuel…sans avoir lu les documents préparatoires mais en regardant avec amour leur smartphone préféré pendant que le responsable de projet est très fier de leur présenter l’avancement de son cher projet. Toute ressemblance avec des faits…ne serait pas fortuite.
Le responsable de projet devra enfin se méfier des trop fameuses « décisions de coin de table » qui semblent la panacée sur le moment mais sont rétrospectivement de regrettables fausses bonnes idées.
Les directeurs de projet aguerris savent tout cela mais je m’adresse là aux jeunes chefs de projet ! 🙂
La façon de prendre les décisions en fonction de la situation
Il nous paraît évident que l’on ne décide pas de la même façon en situation d’urgence vitale ou pour une prévision à 5 ans impliquant de nombreux acteurs aux profils différents.
Il y a plusieurs façons de décider et suivant le contexte, certaines façons de faire sont plus pertinentes que d’autres. Pourtant, bien souvent, nous décidons sans nous interroger sur la façon dont nous le faisons, trop pressés que nous sommes…d’obtenir une décision !
Rappelons brièvement les différentes façons de décider :
- JE décide selon MES idées
- JE décide selon NOS idées
- NOUS décidons selon NOS idées
- VOUS décidez selon VOS idées
Catherine Conti (E.V.A. CONSULTANTS), coach et formateur, m’a fait découvrir le test LJI : indicateur de jugement en situation de leadership (Hogrefe Oxford). Ce test m’a paru particulièrement intéressant pour identifier si nos façons « naturelles » de décider, nos préférences dans le mode de décision sont les plus pertinentes en fonction de la situation. Dit autrement, en tant que manager, savons-nous adapter nos préférences à la situation ?
Changer sans décider ?
Pour terminer cet article, une observation sur ces petits changements qui semblent se faire sans décision préalable :
- l’introduction régulière de nouveaux mots dans le jargon de l’entreprise…sans que l’on en connaisse précisément le sens ou l’origine mais dont l’usage semble essentiel à la crédibilité,
- l’usage abusif du portable pro pendant les jours non ouvrés…
- la généralisation de la bise aux femmes, créant ainsi une distinction entre femmes et hommes sur le lieu de travail, alors qu’il y a 30 ans « tout le monde » se serrait la main. Je prône quant à moi le retour du baise-main 😉
- etc.
Je suppose que pour désigner ces phénomènes on préfère le terme d’évolution à celui de changement…Là encore, gardons une attention, une vigilance face aux risques de dérive…Il ne s’agit pas d’aller contre mais de trouver et ajuster sa place, celle où l’on se sent bien.
Certains remarqueront que je n’ai pas traité dans cet article du changement de décision. Ce sera pour une prochaine fois !
Décision et changement : un seul article ne suffit bien évidemment pas pour faire le tour de cette question essentielle pour le bon pilotage du changement mais j’espère que cette toute première approche vous amènera à visiter avec un regard plein de curiosité votre propre pratique de la prise de décision.